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Privacy Policy (EN,DE)

Privacy policy for applicants according to Art. 13 GDPR 

  1. Extent of the processing of personal data 

    When you apply to us at Light for the World International, we process the personal data you provide which we need for your application, meaning: your first name, last name, nationality, work permit, language of correspondence, email address, phone number, address (city, country), CV/details in resume (e.g. education details/type of education, work experience, special qualifications and other CV information). 

    You provide these data voluntarily. However, if you do not provide these data, we may not be able to process your application, as certain information about you is required to assess your suitability for a position. In this regard, we process the following personal data that relate to you: date of application, type of application, history of application, correspondence with applicant and assessment of the application.  

    All other information that is not required data, such as title, date of birth, fax number, detailed address, photograph, references and certificates, covering letter, other additional information, and particularly sensitive data (e.g. religious denomination and special requirement for the interview), may be disclosed voluntarily, and appropriate documents can be provided. These data is then treated for the same purpose as the required data.  

    If you yourself have provided particularly sensitive data in accordance with Art. 9 GDPR in your letter of application or other documents submitted by you for the application procedure (e.g. a photo that reveals ethnic origin, etc.), your consent also applies to said data. Light for the World International assesses all applicants solely on the basis of their qualifications and therefore asks that any such information not be included in the application, as far as possible. 

    At the advanced stage of the application process, your preferred start date is also required and background checks are carried out to meet general compliance requirements (e.g. obtaining personal references, sanctions list checks and criminal record checks for certain positions/job groups).  
  1. Legal basis for the processing of personal data 

    The legal basis for processing applicant data is Art. 6 para. 1 lit. b GDPR and therefore processing is for the performance of a contract or in order to take steps prior to entering into a contract. By applying to us, you are requesting that we process your application data as part of the application.  

    For any processing of data provided voluntarily (including particularly sensitive data), we base processing on your consent within the meaning of Art. 6 para. 1 lit. a or Art. 9 para. 2 lit. a GDPR, which you declare when submitting your application documents.  

    Where background checks are carried out at the advanced stage of the application process, our overriding legitimate interest pursuant to Art. 6 para. 1 lit. f GDPR is the relevant legal basis. Light for the World International has an interest in meeting general (legally/contractually required) compliance requirements. 

    The storage of your data for 24 months beyond the relevant application process is based on your consent pursuant to Art. 6 para. 1 lit. a and Art. 9 para. 2 lit. a GDPR. 
  1. Purpose of data processing 

    The purpose of such data processing is the smooth administration of applications and therefore the efficient handling of the application process to fill open positions. We therefore only process your data for the purpose of processing your application and considering you during the application process, and to decide on filling the position for which you have applied.  

    If the decision is in favour of appointing the applicant to the vacant position, the data provided will be transferred to the HR file, insofar as this is necessary for HR administration, and will be further processed for the purpose of the employment relationship. 

    If you consent to your application being kept on file, we have to store your applicant data so that we can inform you of a suitable vacancy at a later date, where applicable. We therefore store your application data for a period of 24 months and will contact you when a suitable position becomes available. 
  1. Recipients of data 

    We use the following IT/software service providers, who may also have access to personal data on our behalf and in accordance with our instructions, in order to be able to provide the IT services for us. 

    ITdesign Software Projects & Consulting GmbH, Anton Freunschlag-Gasse 49, 1230 Vienna, Austria  
    SAGE GmbH, Stella-Klein-Löw-Weg 15, 1020 Vienna, Austria 
    Jacando AG, Münchensteinerstrasse 41, 4052 Basel, Switzerland 

    We also use REISSWOLF Österreich GmbH, Reisswolf Strasse 1, 2100 Leobendorf, Austria, as a service provider for the destruction of files. The company has access to personal data on our behalf and in accordance with our instructions to be able to provide the services for us. 
  1. Storage period 

    The data are stored from the day on which rejection of the application has been received as evidence for potential claims under the Austrian Equal Treatment Act (GBG) and Disability Employment Act (BEinstG) for a period of 7 months (6-month period to bring a complaint including 1 month to include the initiation of legal proceedings) or up to 24 months with the consent of the data subject(s) for record keeping. 
  1. Further processing 

    The data collected for the purpose of processing your application shall be further processed in the event of the establishment of an employment relationship, in accordance with Art. 6 para. 4 GDPR, for the purpose of HR administration and career management. Further processing is closely related to the original purpose of collection (the application process), as the purpose of further processing is to transfer the data to the HR file for the purpose of the employment relationship and/or to identify opportunities for development.  
  1. Rights of the data subject  

    You may withdraw any consent you have given us to process your personal data at any time. Please let us know either by email to recruitment@light-for-the-world.org or by letter to Light for the World International, FAO People and Culture, Niederhofstrasse 26/3, 1120 Vienna, Austria.  

    Withdrawing your consent does not affect the lawfulness of the processing carried out on the basis of the consent prior to its withdrawal. 

    You also have the right of access (Art. 15 GDPR), the right to rectification (correction) (Art. 16 GDPR), the right to erasure (deletion) (Art. 17 GDPR), the right to restriction of processing (Art. 18 GDPR), the right to object (Art. 21 GDPR) and the right to data portability (Art. 20 GDPR). 

    If you suspect that your personal data is being processed unlawfully, you can contact us at any time (email: info@light-for-the-world.org, phone: +43 1 810 13 00 – 0). You also have the right to lodge a complaint with the Austrian Data Protection Authority (dsb@dsb.gv.at). 

    Last updated: 15/02/2023 

Datenschutzerklärung für Bewerber*innen

  1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

    Wenn Sie sich bei uns, Light for the World International, bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten, die wir für Ihre Bewerbung benötigen, und zwar: Vorname, Nachname, Nationalität, Arbeitserlaubnis, Korrespondenzsprache, E-Mailadresse, Telefonnummer, Anschrift (Stadt, Land), Lebenslauf/Angaben aus dem Lebenslauf (z.B. Ausbildungsdaten/Ausbildungsart, Berufserfahrung, besondere Qualifikationen, sonstige Angaben aus dem Lebenslauf).

    Die Bereitstellung dieser Daten durch Sie erfolgt freiwillig; sollten Sie diese Daten allerdings nicht bereitstellen, können wir Ihre Bewerbung allenfalls nicht bearbeiten, da bestimmte Angaben zu Ihrer Person zur Beurteilung der Eignung für eine Stelle erforderlich sind. In diesem Zusammenhang verarbeiten wird die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen: Datum der Bewerbung, Art der Bewerbung, Historie der Bewerbung, Korrespondenz mit den Bewerber*innen, Evaluierung der Bewerbung.

    Sämtliche andere Angaben, die keine Pflichtangaben sind, wie Titel, Geburtsdatum, Faxnummer, detaillierte Anschrift, Lichtbild, Zeugnisse und Zertifikate, Motivationsschreiben, sonstige zusätzliche Angaben, und besonders schutzwürdige Daten (z.B. Religionsbekenntnis, besondere Bedürfnisse für das Bewerbungsgespräch), können Sie freiwillig bekannt geben, und entsprechende Unterlagen zur Verfügung stellen. Diese Daten werden dann für den gleichen Zweck wie die Pflichtangaben behandelt.

    Sofern Sie in Ihrem Bewerbungsschreiben oder anderen von Ihnen im Bewerbungsverfahren eingereichten Unterlagen selbst besonders schutzwürdige Daten nach Art 9 DSGVO mitgeteilt haben (z. B. ein Foto, das die ethnische Herkunft erkennen lässt, usw.), bezieht sich Ihre Einwilligung auch auf diese Daten. Light for the World International bewertet alle Bewerber*innen ausschließlich nach ihrer Qualifikation und bittet daher, auf solche Angaben in der Bewerbung möglichst zu verzichten.

    Im fortgeschrittenen Bewerbungsprozess werden zudem auch der angestrebte Termin für den Einstieg benötigt und Hintergrundchecks zur Erfüllung allgemeiner Complianceanforderungen durchgeführt (wie z.B. Einholen von persönlichen Referenzen, Sanktionslistenchecks, Vorlage von Strafregisterauszügen für gewisse Positionen/Jobgruppen).
  2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

    Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Bewerber*innendaten ist Art 6 Abs 1 lit b DSGVO und daher die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Indem Sie sich bei uns bewerben, stellen Sie an uns eine Anfrage zur Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten im Rahmen der Bewerbung.

    Soweit es die Verarbeitung der freiwillig bereitgestellten (auch besonders schutzwürdigen) Daten betrifft, stützen wir die Verarbeitung auf Ihre Einwilligung im Sinne des Art 6 Abs 1 lit a bzw. Art 9 Abs 2 lit a DSGVO, die Sie bei Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen erklären.

    Insoweit im fortgeschrittenen Bewerbungsprozess Hintergrundchecks durchgeführt werden, ist das überwiegende berechtigte Interesse nach Art 6 Abs 1 lit f DSGVO die maßgebliche Rechtsgrundlage. Die Interessen von Light for the World International liegen in der Erfüllung allgemeiner (gesetzlich/vertraglich geforderter) Complianceanforderungen.

    Eine über das entsprechende Bewerbungsverfahren hinaus erfolgte Speicherung ihrer Daten für 24 Monate stützen wir auf Ihre Einwilligung nach Art 6 Abs 1 lit a bzw. Art 9 Abs 2 lit a DSGVO.
  3. Zweck der Datenverarbeitung

    Zweck der gegenständlichen Datenverarbeitung ist die reibungslose Administration von Bewerbungen und sohin die effiziente Abwicklung des Bewerbungsprozesses zur Besetzung offener Positionen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher nur zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Bewerbung und Berücksichtigung im Bewerbungsprozess sowie für die Entscheidung über die Besetzung der Stelle, für die Sie sich beworben haben.

    Bei einer positiven Entscheidung über die Einstellung der Bewerber*innen zur Besetzung der offenen Position werden die zur Verfügung gestellten Daten, soweit für die Personalverwaltung erforderlich, in den Personalakt übernommen und zum Zweck der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeitet.

    Wenn Sie in eine Evidenzhaltung Ihrer Bewerbung einwilligen, ist die Speicherung Ihrer Bewerber*innendaten notwendig, um Sie gegebenenfalls über eine geeignete freiwerdende Stelle zu einem späteren Zeitpunkt informieren zu können. Wir speichern daher Ihre Bewerbungsdaten über einen Zeitraum von 24 Monaten und nehmen bei Freiwerden einer geeigneten Stelle mit Ihnen Kontakt auf.
  4. Empfänger von Daten

    Wir setzen die folgenden IT/SW-Dienstleister ein, die nach unserem Auftrag und nach unseren Weisungen unter Umständen auch Zugriff auf personenbezogene Daten haben, um die beauftragten IT-Dienstleistungen erbringen zu können.

    ITdesign Software Projects & Consulting GmbH, Anton Freunschlag-Gasse 49, 1230 Wien
    SAGE GmbH, Stella-Klein-Löw-Weg 15, 1020 Wien
    Jacando AG, Münchensteinerstraße 41, 4052 Basel, Schweiz

    Wir setzen außerdem die REISSWOLF Österreich GmbH, Reisswolf Straße 1, 2100 Leobendorf, als Dienstleister für die Vernichtung von Akten ein, die nach unserem Auftrag und nach unseren Weisungen Zugriff auf personenbezogene Daten hat, um die beauftragten Dienstleistungen erbringen zu können.
  5. Dauer der Speicherung

    Die Daten werden ab dem Tag, an dem die Ablehnung der Bewerbung zugegangen ist, aufgrund von potentiellen Ansprüchen nach dem Gleichbehandlungsgesetz und dem Behinderteneinstellungsgesetz für 7 Monate (6 Monate Klagefrist inkl. 1 Monat für die Einberechnung des Klagewegs) oder bis zu 24 Monate mit Einwilligung des Betroffenen/der Betroffenen zur Evidenzhaltung gespeichert.
  6. Weiterverarbeitung

    Die zur Abwicklung Ihrer Bewerbung erhobenen Daten werden im Fall der Begründung eines Arbeitsverhältnisses nach Art 6 Abs 4 DSGVO im Rahmen der Personalverwaltung und der Karriereverwaltung weiterverarbeitet. Die Weiterverarbeitung steht mit dem ursprünglichen Erhebungszweck, dem Bewerbungsprozess, in einem engen Verhältnis, da der Zweck der Weiterverarbeitung die Übernahme der Daten in den Personalakt zur Abwicklung des
    Beschäftigungsverhältnisses bzw. zur Gestaltung der Entwicklungsmöglichkeiten ist.
  7. Betroffenenrechte

    Sie können uns erteilte Einwilligungen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widerrufen. Dies geben Sie uns bitte entweder per E-Mail an recruitment@light-for-the-world.org oder per Brief an Light for the World International, z.H. People and Culture, Niederhofstraße 26/3, 1120 Wien, bekannt.

    Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

    Ihnen stehen weiters grundsätzlich die Rechte auf Auskunft (Art 15 DSGVO), Berichtigung (Art 16 DSGVO), Löschung (Art 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art 18 DSGVO), Widerspruch (Art 21 DSGVO), sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art 20 DSGVO) zu.

    Wenn Sie eine unrechtmäßige Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten annehmen, können Sie sich jederzeit an uns wenden (Mail: info@light-for-the-world.org, Telefon: +43 1 810 13 00 – 0. Sie haben zudem das Recht Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, dsb@dsb.gv.at, einzulegen.